A magyarországi vállalkozások pénzforgalmának nyilvántartásához a jogszabályi rendelkezések kötelezővé tették az online pénztárgépek használatát. Azonban a törvény lehetőséget biztosít az online pénztárgépek kiváltására az újonnan alapított vállalkozások esetében, amire számlázással van mód. Ezeket számlázó programokkal tehetjük meg. Természetesen erre is külön szabályozás vonatkozik, így ha ezt a számlaadási formát választjuk, akkor érdemes végigböngészni a programok kínálta lehetőségeket és az ár-érték arányt is.
Abban az esetben, ha egy vállalkozás vezetése úgy dönt, hogy nem használ pénztárgépet, a TEÁOR-szám függvényében erre is van lehetősége. Ha minden vásárlónak megfelelő tartalmi követelmények szerepeltetésével nyugta helyett számlát állítanak ki minden vásárlás után, akkor ezzel már eleget tettek a nyugtaadási kötelezettségnek, így nem kell online pénztárgépet használni. Arra azonban mindenképpen érdemes figyelni, hogy az előírások szerint a számlán szerepelnie kell a vásárló pontos adatainak, és nem lehetséges az ”anonim vásárló” megjelölés a számlapéldányokon.
A számlázási program használatának lehetősége az új vállalkozások alapítása esetében választható opció. A vállalkozás bejegyzésének 5. napjáig élhetünk a bejelentés lehetőségével a PTGSZLAB nyomtatvány beküldésével, póthatáridő ez esetben nincs. A régebbi vállalkozásoknak 2014. február 7-éig volt lehetőségük ugyanezt a nyomtatványt a NAV-felé elektronikus formában beküldeni.
Ha a számlázó program tűnik a legkényelmesebb megoldásnak vállalkozásunk számára, és a tevékenységi körök megfelelnek a jogi követelményeknek is, akkor a készpénzes számlák adatait hetente, napokra lebontva, csütörtökönként kell benyújtani a PTGSZLAB nyomtatványon a NAV-felé, elektronikusan. A legújabb, 2017-es NGM-rendelkezések szerint az szálázó programokat is kötelezően, online össze kell kötni a NAV-rendszerével 2018. július 1-jétől. A kötelező adatszolgáltatás így azonnali lesz ez esetben is, de az adatok beérkezésének maximum 24 órán belül realizálódnia kell. A tervezet úgy fogalmaz:
”a számlázó programnak a számlák adattartalmát azonnal, de legfeljebb 24 órán belül, elektronikus úton továbbítania kell az állami adó- és vámhatóság részére.”
A megfelelő számlázó program kiválasztása előtt érdemes egy kis időt rászánni a különböző programok nyújtotta lehetőségek számbavételére, hogy a vállalkozásunk számára legmegfelelőbb számlázó programot tudjuk kiválasztani.
A programok között találunk külön funkciók szerint kialakított alapprogramokat és természetesen komplex, minden igényt kielégítő programcsomagokat is. Az alapprogramok az egyszerű, gyors és olcsó, de megbízható használatot, valamint a könnyű kezelhetőséget tartják szem előtt, e mellett jellemzően csupán egy pénznemben kiállított, forintos számlák kezelésére fejlesztettek. Ez a kizárólag belföldi, jellemzően kiskereskedelmet bonyolító vállalkozásoknak lehet kedvező választás. A komplex verziók között is többféléből válogathatunk. Elérhető forintos-devizás számlázó program is, ezek segítségével több pénznemben, több nyelven állítanak ki számlákat, és rendszerint a díjbekérőket is tartalmazza. Az összetettebbek pedig még több nyelven kiállítható szállítólevelet, árajánlatot, díjbekérőket, fizetési felszólításokat, beépített házipénztárt, többnyelvű cikktörzset, környezetvédelmi termékdíj kezelést, valamint csekkes számlanyomtatást is tartalmaznak.
Mindezek mellett tematizált verziók szerint is válogathatunk, például attól függően, hogy a vállalkozás hány főt foglalkoztat, illetve havi szoftverbérlésre is van lehetőség. A nagyvállalatok esetében pedig integrált számlázó programok is elérhetők széles választékban, ezek rendszerint együttesen számlázó- és raktárkezelő programok
About the Author
